Podstawa prawna
Kwestie ochrony cywilnoprawnej dla prowadzenia ksiąg rachunkowych regulowane zostały przez ministra finansów z dnia 18 lipca 2002 roku w sprawie uprawnień do usługowego prowadzenia tych ksiąg. Od 1 stycznia 2014 podmioty prowadzące działalność, która polega na usłudze prowadzenia ksiąg rachunkowych w rozumieniu ustawy o rachunkowości objęte są obowiązkiem ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej.
Kto za co odpowiada?
Ważnym jest, aby pamiętać, że konsekwencje prawnopodatkowe każdego błędu popełnionego przez księgowego, oraz jego biuro podatkowe w każdym przypadku ponosi podatnik. Adresatem każdego pisma określającego należność z tytułów ewentualnych zobowiązań podatkowych, lub zaległości wraz z odsetkami jest w każdym wypadku podatnik. W związku z tym, popełnione przez księgowych błędy, oraz odpowiadające ich często konsekwencje obciążają podatników, jako zleceniodawcę, który to z pełnym zaufaniem powierzył im własnych spraw gospodarczych. W związku z zawarciem obowiązkowego ubezpieczenia od cywilnoprawnej odpowiedzialności, jest parę przepisów prawa które warto znać. Na ich podstawie wiemy, że ubezpieczenie pracownika księgowości zawierane jest na wypadek szkód wyrządzonych na skutek działań, lub zaniechań ubezpieczonego w związku z wykonywaną przez nich działalnością. Do obowiązku zawarcia polisy OC dochodzi nie później jak na dzień poprzedzający rozpoczęcie pracy wymienionych w przepisie czynności. Minimalna gwarancyjna suma tych ubezpieczeń w odniesieniu do jednego zdarzenia zależna jest od przedmiotu działalności podmiotów do tego uprawnionych.
Czego nie obejmuje podstawowe OC biura księgowego?
Praca w biurze księgowym związana jest z różnego rodzaju ryzykiem, które to nie zawsze będzie zabezpieczone w ramach obowiązkowej polisy OC. Do tych działań należą takie czynności jak:
- czynności kadrowo-płacowe związane z obliczaniem wynagrodzeń, dofinansowań, czy składek US, oraz ZUS
- doradztwo podatkowe, oraz prowadzenie ksiąg podatkowych jak i również sporządzanie zeznań, oraz deklaracji.
Warto pamiętać, że w dobie Internetu pojawia się bardzo dużo firm przetwarzających dane osobowe. W związku z tym, zapewnienie tym danym bezpieczeństwa jest priorytetem. W związku z utratą lub wyciekiem różnego rodzaju danych osobowych, czy prywatnych, może dojść do finansowych strat. W tym wypadku obowiązkowa polisa od odpowiedzialności cywilnoprawnych nie zadziała. Zakres polisy nie obejmuje ryzyk cybernetycznych. Szkody powstałe w wyniku zaniedbania, czy nie dokonania należytej staranności, również nie będą podlegały pod wypłatę odszkodowania z polisy.
Dobrowolne ubezpieczenie OC – czy warto?
Czy w związku z powyższym, oznacza to, że biuro prowadzące usługi księgowe, zawsze musi pokrywać koszty odszkodowań w razie powstania szkód z własnej kieszeni? Nie. Dziś Towarzystwa Ubezpieczeniowe umożliwiają ubezpieczenia od dodatkowych ryzyk, poprzez skorzystanie z dodatkowych pakietów ubezpieczeniowych. Wszystkie dodatkowe ryzyka, nie wymienione w polisie OC, można pokryć z dobrowolnych pakietów OC dla biur rachunkowych. To jednak nie wszystko, ponieważ w ramach dobrowolnych ubezpieczeń OC można zdecydować się na ubezpieczenia nadwyżkowe, które polegają na tym, że w przypadku ubezpieczenia w ramach prowadzenia biur rachunkowych ustawowa minimalna suma gwarancyjna w roku 2019 wynosiła 10 000 euro. Nie zawsze jest ona wystarczająca, w związku z tym myśląc prewencyjnie można zawnioskować o ubezpieczenie nadwyżkowe, które gwarantować będzie indywidualnie dobraną sumę gwarancyjną.